Как в аутлуке (Outlook) настроить подпись — подробная инструкция в картинках. Создание подписи в Outlook и ее добавление в сообщения Создание подписи в outlook с логотипом

Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом, который помимо работы с электронной почтой, также предоставляет клиенту широкий спектр дополнительных функций.

Благодаря этому мессенджеру у пользователя всегда будет доступ к , планировщику и массе других удобных разработок.

Cодержание:

Что касается электронной переписки, то и здесь имеет свои особенности, как, например, наличие электронной подписи, которая иногда может быть очень полезной.

Подпись, как правило, содержит полное имя отправителя, его должность и компанию, в которой он работает.

Таким образом, она удостоверяет его личность, что исключает возможность общения с различными мошенниками. Кроме этого, она может содержать в себе:

Посредствам программы единожды созданную подпись можно автоматически прикреплять ко всем исходящим письмам, но в какой-то момент может возникнуть потребность изменить ее.

Как правильно это сделать, мы расскажем в инструкции ниже.

Настройка существующих подписей в Outlook

Чтобы отредактировать одну или несколько подписей, необходимо перейти к следующим действиям:

1 зайдя в Outlook, выбрать вкладку «Файл» ;

2 в ней отыскать «Параметры» и перейти в них;

4 в нем мы находим кнопку «Подписи» и, кликнув по ней, переходим в режим создания и редактирования подписей.

В окне «Выберите подпись для изменения» указаны все существующие ранее созданные подписи, которые можно переименовывать или же удалять.

По средствам этого же окна создаются новые подписи.

Чтобы перейти к настройкам, следует кликнуть по нужной записи и тогда высветятся все данные, известные о ней. В нижнем окне отобразится поле для редактирования. В нем вы можете что-то подкорректировать или полностью переписать информацию заново в зависимости от своих потребностей.

Кроме этого, в той же панельке размещены дополнительные возможности, такие как размещение , и интернет ссылки, на сайт вашей компании или предприятия, к примеру.

Заключительный раздел содержит в себе настройки по умолчанию. Если у вас несколько подписей, обозначьте ту, которой пользуетесь чаще всего и она будет крепиться автоматически.

В этом разделе также можно выбрать отдельно подписи для новых писем и для ответов на чьи-то запросы.

После того, как все желаемые вами манипуляции для корректировки подписи будут совершенны, сохраняем результат и покидаем раздел, нажав кнопку «Ок» .

Кроме стандартного способа изменения подписи, где все пошагово и просто, есть еще и иной способ ее настройки – ручной. Для его осуществления пользователю необходимо при создании нового письма найти на верхней панели инструментов иконку, обозначающую подпись, кликнуть на нее и выбрать подходящий вариант.

Рис. 9 – Ручная настройка подписи

Итог

Процедура редактирования подписи выглядит примерно одинаково как в 2013 года, так и 2016 года выпуска, поэтому если следовать инструкции, что приведена выше, трудностей возникнуть у вас не должно.

Если же вы изначально не располагаете созданной подписью, то тем же описанным путем можно зайти в раздел «Подписи» и вместо редактирования выбрать кнопку «Создать» .

Заполните все поля, что уже были упомянуты, лишь дописав и адрес электронной почты и вы получите готовую подпись. Главное, не забудьте ее после этого сохранить.

Как видите, процедура простая и не требует от вас слишком больших временных затрат.

Клиент Outlook от Microsoft Office является наиболее удобной программой для создания и отправки сообщений электронной почты в любой учётной записи. Также компания Microsoft предлагает создать свой аккаунт с видом ***@Outlook.com, тогда для вас открывается возможность использовать электронный ящик в вашем браузере, здесь вы можете составлять, форматировать и отправлять сообщения. Чтобы каждый раз не добавлять вручную подпись со своими контактными данными после текста сообщения, создайте удобный шаблон, который будете вставлять по желанию всего в один клик.

Как настроить подпись в клиенте Outlook Microsoft Office

Для обладателей этой офисной утилиты открывается масса новых возможностей для облегчения работы с электронным ящиком, какую бы учётную запись вы ни имели. Научитесь формировать красивую и информативную подпись в данной программе, следуя простой инструкции:

• Зайдите в клиент, используя пароль и логин вашей основной электронной почты.

• Найдите в шапке программы во вкладке “Главная” небольшое окошко с иконкой листа “Ответить”. Даже если отвечать вам данному пользователю не нужно, всё равно нажмите на это поле, так как это самый быстрый способ настроить подпись в Outlook. Ненужное письмо вы просто сотрёте позднее.

• Перед вами появится новое окно ввода сообщения. В этой небольшой рабочей области тоже есть свои вкладки и инструменты. Перейдите в основной раздел “Сообщения”, а затем найдите окошко “Подпись” в правой верхней части экрана. Кликните по ней для вызова всплывающего меню.

• В нём выберите пункт “Подписи…”

• Теперь вы видите третье рабочее окно, именно в нём вы можете создавать новые шаблоны подписей, форматировать их, сохранять или удалять изменения. Для ввода новой подписи, нажмите “Создать”.

• Введите название для этого шаблона, чтобы вам было легче ориентироваться в дальнейшем. Например, назовите его “Мои контакты”, для обозначения своих электронных данных в подписи к сообщению, либо “Благодарность” для тёплых слов.

• Теперь введите саму подпись, которая будет отображаться под сообщением. Её размер неограничен, но для более комфортного просмотра, старайтесь не писать слишком многое.

• Теперь обратите внимание на правую часть настроек на экране. В поле “Новые сообщения” задайте шаблон, который будет автоматически помещаться во все электронные сообщения, которые вы создаёте через кнопку “Написать”. А в поле “Ответ и пересылка” поставьте такую подпись, которая будет вставляться только в ответные сообщения и пересланные вами другим пользователям.
  Кликнув по кнопке “Визитная карточка” над окном ввода текста, вы можете применить уже готовый шаблон с личной информацией о себе, если таковой у вас имеется.

• Теперь попробуйте выполнить настройку вкладки “Личный бланк”. Перейдите в неё.
  Вам доступно изменение фона подписи, её шрифт и размер. Попробуйте настроить тему, кликнув на соответствующую кнопку вверху окна.

• Для выбора доступно множество разных фонов и готовых шаблонов, нажмите “ок” для выбора желаемой, настройте шрифт и выйдете из окна личного бланка. Все изменения будут сохранены. Так вы можете выполнить настройку подписи в клиенте Outlook на вашем компьютере, но если вы пользуетесь почтой от Microsoft в браузере, то вам понадобится немного другой алгоритм.

Как настроить подпись в почте Outlook в браузере

Этот метод отличается более быстрым процессом, но и меньшим количеством настроек. Зайдите в свою почту Outlook через любой браузер на вашем компьютере.

• Найдите иконку шестерёнки в правом верхнем углу и нажмите на неё.

• Во всплывающем списке кликните по пункту “Параметры”.

• Вы увидите длинный список возможностей настройки почты, чтобы найти именно подписи, листайте его вниз.

• Когда вы увидите раздел “Структура”, раскройте его и среди всех строчек нажмите на “Подпись электронной почты”. Пред вами появится окно с настройкой.

• Здесь вы можете задать параметры отправки, например, вставлять подпись только в новые сообщения, либо только в ответные и пересылаемые.
  Введите сам текст подписи и отформатируйте его по своему усмотрению.
  После этого нажмите “Сохранить” над рабочей областью.

Ваша подпись создана и сохранена, теперь именно она будет появляться под текстом вашего сообщения другим пользователям.

Так вы научились вставлять свою подпись в почту от Outlook.

В Outlook можно создать один или несколько персонализированные подписи для сообщений электронной почты. Подпись может включать текст, рисунки, электронную визитную карточку, эмблему или даже изображение рукописной подписи. Можно настроить Outlook, чтобы подписи ко всем исходящим сообщениям автоматически добавляются или создать свою подпись и добавить его к сообщениям на по обстоятельств.

Создание подписи и настройка добавления подписи в сообщения в Outlook

Важно: Если у вас есть учетная запись Майкрософт Office 365 и использовать Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктов. Создание и использование подписей электронной почты в Outlook в Интернете, читайте в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете .

Если вы хотите увидеть, как это делается, .

Откройте новое сообщение электронной почты.

Выберите пункт подпись > подписи в меню сообщение .

В зависимости от размера окна Outlook и при создании нового сообщения электронной почты или ответа или пересылке сообщения меню и подписи кнопка может быть в двух разных местах.

В разделе выберите подпись для изменения выберите команду Создать и в диалоговом окне Новая подпись введите имя для подписи.

В разделе изменить подпись создайте свою подпись. Можно изменить шрифты, цвета шрифта и размеров, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежный подписи с маркеры, таблицы или границ, с помощью Word форматирование текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле изменить подпись .




Примечания:

1. В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:

   В поле раскрывающегося списка учетной записи электронной почты выберите учетную запись электронной почты будет связана с подписью. Можно настроить разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

   Если вы хотите, чтобы ваша подпись добавлена ко всем новым сообщениям по умолчанию в раскрывающемся списке новые сообщения , выберите один из подписей. Если необходимо не автоматическое добавление подписи в новые сообщения, выберите (вариант нет). Это не добавить подпись в любой сообщений, ответов и пересылаемых.

   Если вам нужно подпись в сообщениях ответить и вперед, в раскрывающемся списке ответы и пересылаемые сообщения выберите один из подписей. В противном случае - примите параметр по умолчанию (нет).

   

   Выберите кнопку ОК , чтобы сохранить новую подпись и вернитесь к сообщению. Outlook не добавить новую подпись в сообщение, открытые при выполнении шага 1, даже если вы решили подписи ко всем новым сообщениям. Вам необходимо будет вручную добавить подпись в одно сообщение. Подпись добавлена автоматически будет иметь всех будущих сообщений. Добавление подписи вручную, выберите в меню сообщение подпись и выберите подпись, которую вы только что создали.

Добавление логотипа или изображения в подпись

Если у вас есть логотип компании или изображение, чтобы добавить подпись, выполните следующие действия.

Вставка подписи вручную

Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.

В наше время все пользуются электронной почтой, в особенности для выполнения своих трудовых обязанностей. Можно даже с полной уверенностью сказать, что у части пользователей именно почтовый клиент является самым востребованным и самым используемым приложением.

Предположим, что вы уже развернули своим пользователям почтовые клиенты, настроили их, предопределили для Outlook значения некоторых параметров (об этом речь шла в и статьях), и все вроде бы хорошо, но чего-то еще не хватает. А не хватает у пользователей подписей, добавлять которые одни банально забывают, а другие даже не знают, где можно это сделать. В этой статье я вам расскажу о том, каким образом можно добавить для учетной записи Microsoft Outlook 2013 подпись. Итак,

Где визуально добавляются и где хранятся подписи учетных записей?

Многие пользователи практически входят в состояние ступора при первой попытке добавить к своей учетной записи подпись. Почему так? Дело в том, что изначально они пытаются найти интересующие их настройки в диалоговых окнах параметров приложений. Я уже не единожды наблюдал, как пользователи в первую очередь переходят к диалоговому окну «Параметры Outlook » (Outlook Options ), где, естественно, требуемых настроек не находят. После этого поиск продолжается в диалоговом окне «Настройка учетных записей » (Account Settings ), но и там пользователя ждет неудача. А на самом деле, чтобы изменить свою подпись, всего-то нужно:

Подпись создана, но теперь нужно еще узнать, где она размещается физически. Тут все просто. Достаточно только знать имя вашей подписи, и при помощи стандартного проводника Windows и встроенного механизма поиска вы сможете обнаружить, что все подписи находятся в папке %UserProfile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures .

Централизованное создание подписей

Для централизованного управления какими-либо параметрами операционной системы или приложений (а Microsoft Office и подавно) мы используем функциональные возможности групповой политики. Прежде всего, для поиска требуемого параметра политики мы обращаемся к административным шаблонам, а в случае с продуктами Microsoft Office – к загружаемым административным шаблонам Microsoft Office, которые находятся в свободном доступе в центре загрузок Microsoft.

После того как требуемые административные шаблоны будут загружены и импортированы в центральное хранилище, выполняется поиск интересующего нас параметра политики. Из всех доступных в узле «Microsoft Outlook 2013 » параметров политики единственный параметр, который имеет хоть какое-то отношение к подписям, – это параметр «Запретить подписи для сообщений электронной почты » (Do not allow signatures for e-mail messages ) из узла Параметры Outlook\Сообщение (Outlook Options\Mail Format ). Этот параметр политики запрещает пользователям создавать для своих учетных записей подписи. Поэтому, если вы планируете у себя использовать, а тем более централизованно развертывать для своих пользователей подписи, обязательно убедитесь в том, что этот параметр у вас не включен. Диалоговое окно такого параметра политики вы можете увидеть ниже:

Рис. 2. Параметр политики, запрещающий создание подписей

Так как теперь понятно, что данную задачу невозможно реализовать средствами административных шаблонов, остается пробовать добавить учетным записям пользователей подписи средствами предпочтений групповой политики.

Сразу хочу отметить, что данный (первый) метод централизованного распространения подписей не предусматривает создание уникальных подписей для каждого пользователя. Поэтому сейчас будет рассматриваться установка «общих» подписей (исключительно в качестве примера подставляться будет моя личная подпись). Что для этого нужно сделать? В первую очередь в требуемое расположение будут скопированы подготовленные заранее файлы самой подписи, а затем при помощи элементов предпочтения реестра в системном реестре будут изменены значения двух параметров. Итак, попробуем выполнить следующие действия:

Попробуем проверить, получилось ли добавить подпись. Как видно на следующей иллюстрации, при создании нового письма у нас не только сразу видна подпись, мы еще и заблокировали пользователю возможность ее изменить:

Рис. 5. Результат применения параметра групповой политики

Все бы хорошо: подпись скопировалась, подставилась куда нужно, да еще и изменять ее невозможно. Но все равно что-то не так. У нас не фабрика клонов, где у всех сотрудников одинаковые имена. Было бы отлично, если бы мы еще могли создавать уникальные подписи для каждого сотрудника. Именно поэтому мы воспользуемся возможностями Windows PowerShell, но об этом я расскажу в следующей небольшой пятничной заметке …

Создаем подпись HTML в Outlook 2010/2013/2016

В данном примере будем настраивать HTML подпись для Microsoft Outlook 2013.

Для начало у мы сверстали подпись в html, которую будем подключать к Outlook.

Откроем программу Microsoft Outlook 2013. Перейти в меню «Файл», раздел «Параметры». Далее — «Почта», раздел «Подписи».

Здесь создаем подпись для учетной записи почты, содержимое подписи оставляем пустым.

Привязываем подпись к учетной записи.Изменяем следующие параметры:
Учетная запись электронной почты - выбираем в списке необходимую учетную запись.
Новое сообщение - выбираем имя подписи которую мы создали.
Ответ и пересылка - если необходимо при ответе и пересылке писем добавлять подпись, то выбираем имя подписи которую мы создали.

Наживаем "Ok" в окне "Подписи и бланки". Наживаем "Ok" в окне "Параметры Outlook".

Теперь нужно перейти по адресу C:\Users\Ваш_профиль\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures — в папке увидим файлы с подписями.

Подписи хранятся в HTML формате. Открываем файл с именем подписи (в нашем примере «Подпись Бизнес Решение.htm» любым тестовым редактором, между строками

Удаляем между тегами и вписываем нужный из файла, который подготовили ранее. Сохраняем файл. Открываем программу Outlook, создаем новое письмо и проверяем.